Formation Employé(e) Administratif et d'Accueil à Basse-Terre en Guadeloupe (971)

1.Réaliser les travaux administratifs courants d'une structure

• Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte
• Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur
• Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l'information
• Trier et traiter les e-mails et le courrier
• Classer et archiver les informations et les documents

      2. Assurer l'accueil d'une structure

• Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs
• Traiter les appels téléphoniques
• Répondre aux demandes d'informations internes et externes

420 heures à Hyères

02 à 12 candidats

Face à face pédagogique 
Mise en situation

Titre professionnel enregistré auprès du Ministère du Travail, du Plein Emploi et de l'Insertion

L'employé administratif et d'accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure.

L'emploi s'exerce au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L'utilisation quotidienne d'outils collaboratifs, d'une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.

Les conditions d'exercice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu'une bonne capacité d'adaptation aux différents contextes de travail.

L'employé administratif et d'accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d'activité dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l'afflux de visiteurs et d'appels téléphoniques nécessitent une capacité d'organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.

Savoir lire et écrire le Français 

Mise en situation professionnelle : 5 h

La mise en situation se présente sous forme d’étude de cas. Le candidat effectue différents travaux représentatifs de l’emploi d’assistant de direction dans le contexte d’une entreprise fictive.

La mise en situation se déroule en deux parties :

1er jour :

Partie écrite (durée : 4 h 30)
A partir d'informations et de consignes, le candidat analyse des situations professionnelles relatives au métier d’assistant de direction, traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires. Il choisit les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés.

Les travaux de l'étude de cas nécessitent l’utilisation de l’anglais, au niveau B2 du cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL).

2ème jour

Partie orale (durée 30 min) :
Cette partie se déroule obligatoirement après la partie écrite. A partir d’informations fournies, le candidat échange au téléphone avec un interlocuteur francophone et avec un interlocuteur anglophone.

- Pendant 10 minutes, le candidat se prépare.
- Pendant 10 minutes, le candidat traite un appel téléphonique en français. Il prend des notes pendant l’appel. Sur la base de ses notes, il rédige un message et le transmet au jury.
- Pendant 10 minutes, le candidat traite un appel téléphonique en anglais. Il prend des notes pendant l’appel. Sur la base de ses notes, il restitue l’échange au jury, oralement ou par écrit, en français.

Entretien technique : 10 min
L’entretien technique a lieu après la mise en situation professionnelle et à l’issue du questionnement à partir de production(s).
Le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances relatives à l’optimisation des processus administratifs et aux actions de communication, à partir d'un guide d’entretien.

Questionnement à partir de production(s) : 20 min
Le questionnement à partir de production(s) a lieu après la mise en situation professionnelle et avant l’entretien technique.

Il s’appuie sur une production écrite réalisée en amont de la session et se déroule en deux parties :

• Pendant 10 minutes le candidat présente sa production. Il situe le contexte de sa veille informationnelle, l’objectif de celle-ci, la méthode mise en place et les outils utilisés, les sources d’information retenues. Il expose les résultats obtenus, l’organisation du stockage et les modalités de diffusion de la veille.
• Pendant 10 minutes le jury interroge le candidat sur sa présentation, à l’aide d’un guide de questionnement.

Entretien final : 15 min

Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel.
Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 5 h 45 min

Par le Compte Personnel de Formation ou aide région ou financement par France Travail 

Pour les personnes en situation de handicap, un accompagnement spécifique peut être engagé pour faciliter leur parcours.